情報収集をしてきて分かった情報を分類するコツ

この記事は3分で読めます

ネットで情報収集したり、直に会って話すなど、
様々なルートで情報を収集していると思います。

そんな風に情報を集めていくと、次第に情報に埋もれていって、
必要な情報を見つけたいのに見つけられない、なんてことになってしまいます。

情報を分類する目的をしっかり持つ

必要な時に、素早く情報を見つけやすくするために分類します。
つまり、「後から必要な時に、素早く検索しやすくするため」です。

分類する前準備

電子ファイル化して見つけやすくする

紙ファイルなどは、ほとんど電子ファイル化してしまいます。
そうすると、ファイル検索で見つけやすくなりますよね。

※画像や動画、音声ファイルなどは、検索対象にしづらいという傾向があります。
(Evernoteを使うと、Evernoteにアップロードした画像に
写っている文字を読み取って、検索対象にできます。素晴らしいです)

更にもう一歩!OCRでテキスト化

電子化したファイルの中には、画像として保存され、
テキスト検索の対象にできないものもあります。
検索精度を上げるには、その電子化したファイルを
OCRを使ってテキスト化するのがおすすめです。

そうすると、ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで
検索することができるようになるからです。
ファイル名、及びファイルの中身までを
検索対象にすることができれば、
記憶の片隅にあるキーワードだけで
探している情報にアクセスができるようになります。

分類のラベルの付け方のコツ

自分の頭の中にはファイルの目次だけを残す

ファイルの詳細な中身は覚えなくても良いのですが、
ファイル名を覚えておかないと、情報にたどり着く事ができなくなります。
宝の持ち腐れですよね。

自分が直感で分かるファイル名にする

自分が引き出せないようなファイル名にしていては、意味がありません。
ファイル名の分かりやすさは、情報にアクセスできるスピードに比例します。
人間の記憶はそれほど優れていません。

なので、自分が分かりやすいファイル名、これが最優先されます。
例外として、複数の人が管理するファイルがあります。
これについては、皆がイメージしやすいファイル名にする必要があります。
なので、その際は命名ルールを決めると良いです。

例)作業別に分類する

  • すぐやる
  • 後でやる
  • 参考情報
  • 依頼
  • 報告

例)目的別に分ける

  • ○○プロジェクト
  • 英語勉強
  • イベント企画

例)時系列で分ける

  • 2000年~2005年
  • 2006年~2010年
  • 2010年~2015年

例)地域別で分ける

  • 東京
  • 神奈川
  • 千葉

ファイルとファイルの関係性を考え区別しやすくする

例えば、海外の情報収集をしているとします。
・ヨーロッパ関係
・イタリア関係
と並んでいたら、「ヨーロッパ関係」の中には、「イタリア」の情報を含むのか。
それとも、イタリアだけ情報が多くなってきたから、
イタリアだけ別ファイルにして、
それ以外のヨーロッパの国々の情報だけでまとまっているのか?
というのがパッとラベルを見ただけでは判断しづらくなっています。
このように、ラベルからだけでも検索しやすいように工夫してみてください。

1つの情報を1つのファイルに固定する必要はない

これは分類するツールによりますが、タグなどの機能を使うことで、
1つの情報に複数の分類名をつけることができます。
そうすることで、1つのファイルに、2つ以上の分類の意味を持たせることができます。

1つのファイルに複数の分類を持たせるということは、
ファイルへのアクセスが複数ルート持てるということです。

これは、アクセスのスピードを速めることに役立ちます。
例えば、AとBという分類をした場合、
Aを思い出せなくても、Bを思い出せれば、
ファイルにアクセスすることができる、ということになるからです。

例えば、Evernoteなどのツールを使って管理をすると、
複数の分類で管理できます。

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全て自分で分類する必要はない

全ての情報を自分で分類しなくても大丈夫です。
例えば、意味を調べるための辞書や用語集はネット上に存在しています。
また、誰かに聞けば解決する場合は、
聞ける環境にしておけば良い、ともいえます。

まとめ

情報を分類する前に、目的をしっかり持ちましょう。
目的は、「後から必要な時に、素早く検索しやすくするため」です。

分類する前準備として、
電子ファイル化して見つけやすくし、
OCRでPDFや画像ファイルをテキスト化しておくと
更にもう一歩検索しやすくなります。

分類のラベルの付け方のコツとしては、
自分が直感で分かるファイル名にすることがポイントです。
分類例としては、「作業別」「目的別」「時系列」「地域別」などがあります。
分かりやすい分類にしてください。

また、ファイルとファイルの関係性を考え区別しやすくすると、
探すときに迷わなくなって良いですよ。
しっかり分類ができていたら、
あとは自分の頭の中にはファイルの目次だけを残すだけでOKです。

Evernoteなどのインターネットサービスを使うことで、分類がもっと便利になります。
例えば、1つの情報を1つのファイルに固定する必要はなく、
1つの情報に複数の分類をつけることができます。
そうしたら、自分が思いだしやすいキーワードを分類名としてつけてあげることで、
1つの分類名よりも情報を見つけやすくなります。

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