年間計画書の書き方をご紹介。もう計画倒れしない!

この記事は3分で読めます

年間計画を立てる意味を、
逆に立てないデメリットを元に考えてみましょう。

年間計画なんて、先のことは分からないし、予期せぬ事態が起こるものだから、
立てること自体の意味がないのでは、という意見もあると思いますが、
実は計画を立てないデメリットを考えると、
おのずと計画を立てるメリットが分かります。

年間計画を立てないデメリット

ビジネスは予期せぬことが起きるので、
計画を立てるのは意味がないという方もいますが、
計画を立てるかどうかは、対象期間によります。

長期計画は確かに意味が薄いですが、
短期計画を立てることは、目標達成の可能性が高まるという点で意味があります。
もし計画を立てなければ、その場その場の判断で行動することになります。
すると、その年の終わりには、最初にぼんやりと思い描いていた目標とは異なる結末になりがちです。
そんな経験が僕には多くありました。

そうならないためにも、その年の初めに、年間計画を立てることで、
当初予定していたゴールに向けて着実にことを進めることができます。

「軌道修正」をかけられるということです。
軌道修正というのは、そもそも軌道(ゴールへの道筋)がなければ修正のしようがありません。
ゴールへ向けて、最短でたどり着くための、道筋を常に考えて、その道筋をできるだけ外れないように、軌道修正していきながら、ゴール達成を目指すのです。
ここでいう最短というのは、

  • 最小の時間
  • 最小のお金
  • 最小の労力

この3つのことです。

最小の時間

その目標を達成するのにかける時間。
他人の力も借りる場合は、その人達の時間も含まれます。

最小のお金

その目標を達成するのに、かけるお金です。
勉強なら教材費、仕事ならパソコンを買って実行するとか、人を雇うとか、
かかる経費のイメージです。

最小の労力

どれだけエネルギーをかけるか、手間をかけるかです。
ある期間で複数の計画を同時に進めていきますが、
労力がかかるものは、それをやっただけで、疲れきってしまうものもあります。
なので、その仕事をやった場合に、疲れてしまう度合いと考えてください。

この3つの要素を、計画として組み込んでおくのが、
目標達成に向けて大事になります。

また、この時間、お金、労力については、
ただ単純に見積もるのではなく、
その仕事に取り掛かかる準備、後処理などの片付け、引継ぎなど
もろもろ考えて、1.5倍ぐらい多めに見積もるべきです。

年間計画書を立てる前の準備

目標やゴールを洗い出す

その年に達成したいことを洗い出します。
将来なりたい姿に近づけるような目標やゴールにします。

多勢と一緒のゴール8割、ユニークなゴール2割の割合で。

計画の8割は、その他大勢の目指すゴールに沿うことで、世の中の流れに合わせること。
そして、ユニークなゴールを2割入れることで、他人との差別化ができます。
ユニーク10割でも変人扱いされてしまうし、他人と10割同じでも、差別化ができません。

8:2のバランスが大事です。
これは、パレートの法則といって、世の中の多くは、
この8:2のバランスで成り立っています。色々観察してみてください。

言葉遣いを変えてモチベーションを上げる

目標やゴールという言葉ではなく、「ノルマ」という言葉を使う人がいます。
これは止めましょう。

ネガティブなイメージがあって、ムダなプレッシャーがかかるだけですから。
逆に、「ゴール」などの言葉はポジティブなイメージがありますので、
積極的に使うことをオススメします。

少し余裕を持たせる

予期せぬ事態というのはつきものです。
20%程度のスケジュールに余裕をもたせます。

余裕を持たせ、実際余裕が出たら、
その時間を有効活用して、仕事の完成度を高めたり、
他の仕事に時間を費やせます。

スポンサードリンク

年間計画書の書き方

相乗効果を考える

A,B,Cという3つの目標・ゴールがあるとします。
できるだけ早く達成したい場合に、
A,B,C同時に進めていった方が良いのか、
それとも、順番を決めた方が良いのかを考えます。

例えば、Aを達成したら、BとCの仕事を早く進められるプログラムができるとします。
そうしたら、先にAだけを達成してしまいます。

そして、Aの成果を使って、BとCに取り掛かることで、
BとCをゼロから取り掛かって1ヶ月かかるところを、
Aを活用して3週間で完了する、ということを考えます。

先行者利益を得る

その仕事を誰よりも先に完了させることで、
「○○のことなら、○○さんに聞けば大丈夫」という立場になれます。
今後の仕事の依頼を得られるチャンスが増えるということです。

具体的手法

ガントチャートを使いましょう。
同時にいくつもの目標を進めていくことが多いのであれば、
ガントチャートで計画を時間軸で管理することができます。

ポイントとしては、予実管理をすることです。
予定としては、1週間かかりそうだと見積もったとしても、
実際は2週間かかったということです。
この時間の記録をしていくことで、今後の予定の見積もりの立て方を勉強できます。

予実管理までするなら、Excelなどのオフィス系ソフトを使うのが良さそうです。
しかし、単純なガントチャートなら、Webサービスで提供されているものがあります。

多くは有料ツールですが、無料で使えるものであれば、
Gantterをオススメします。
http://www.gantter.com/

Gantterの使い方についてはこちらが参考になります。
https://www.rainbow.co.jp/director/1653/

まとめ

年間計画を立てないデメリットは多くあります。
思い描くゴールへ最短で到達するためには、計画が不可欠です。
最短ルートへたどり着く道のりの途中で軌道修正ができるのも、
計画があってこそです。

最短ルートで到達するためには、
時間、お金、労力が最小になるように工夫することが大事です。
年間計画を立てる準備として、

  • 目標やゴールを洗い出す
  • 言葉遣いを変えてモチベーションを上げる
  • 少し余裕を持たせる

というのがポイントになります。
年間計画書の書き方としては、

  • 相乗効果を考える
  • 先行者利益を得る
  • ガントチャートを使う

ということを心がけて効率よく計画を立てましょう。

お名前(苗字のみ)
メールアドレス



スポンサードリンク

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

関連記事

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

スポンサードリンク

自己紹介

みなさま初めまして。けいたろうです。

これまで自分で試してきた方法の中で、行動力を高める方法やマインドを教えます。

詳しくは、自己紹介をご覧ください。
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る