電話をかけてきた人の会社名が聞き取れない場合の聞き出す方法

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会社勤めをしていると、一日にじゃんじゃん、電話がかかってきますよね。
そういった電話の中には、聞き取りやすい方もいれば、
逆に全然何を言っているか分からない方もいます。

電話を受けるときに、必ず聞きとらなければいけない要素

自分の場合は、

  • 相手の会社名
  • 相手の名前
  • こちらの会社の誰宛か

聞き取りづらい要素

  • 声が小さい
  • 早口
  • 方言(聞き取りづらい最大の要素)

もう一度聞く

フレーズ
「申し訳ありませんが、もう一度御社名を確認させていただけますか?」
これを何度か使うことで、聞き取ってください。

分かったふりをしない

名前を適当に相手につなぐ人がいます。
「なんとかって会社の鈴木さんからです。」
「よくわからない横文字の会社から電話です。」

こんな風に取り次がれて、結局売り込みの電話だった、
なんてこともありますよね。
受け取った方はガッカリです。
なので、必ず相手の社名を確認しましょう。

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相手に、ストレスをなるべく与えないように

何度も聞かれたら、聞かれる側は嫌なものです。
そうはいっても、聞かないで適当に対応もできません。
なので、ストレスをなるべく与えない工夫をしましょう。

確認の方法を工夫

例えば、僕の場合はインターネットにつながっている
パソコンやスマホが手元にあるので、その場で聞いた社名で検索をします。

その場で、会社名、名前をメモ書きする。

その場で適当に流して、取次ぎ相手が不在で伝言を依頼されたときに、
改めて社名や名前を詳しく確認してくる人がいます。
さっき言ったよね!と言いたくなる場合もあるので、
まずは最初にキチンと確認しておきましょう。

電話を取る自分もストレスを溜めないようにする

電話を取るのが嫌になってストレスを溜めて、
精神的に参ってしまう人もいるようです。
まずは、自分のメンタルを健全に保つために工夫しましょう。

自分が悪いと思わない

聞き取れない自分を責めないでください。
電話の向こうにいる相手は人間なんだし、
聞き取りにくい話し方をする(早口だったり、声が小さかったり)
人もいます。

なので、自分を責めず、何度でも社名を確認しましょう。
「電波の状況が悪いようで、聞き取りづらいのですが、もう一度お願いできますか。」

例外編 社名を言わない人への対応

変な売り込みの可能性があります。
何度か尋ねても社名を名乗らない方は、
「ご用件をお伺いいたします」
と聞いてみましょう。

これで、売り込みの場合はたいてい電話を切ってしまうか、
素直に用件を伝えてもらえると思います。

変な売り込みの電話 その1

この前、会社にかかってきた電話で、
こんなものがありました。
電話がなったのが、別の机のもので、転送で出たのです。
(誰の机かわからないまま)

相手 「もしもし、ご案内でお電話させてもらっています」
僕 「どの者におかけですか?」
相手 「今電話口に出られた方にご案内しているのですが」
僕 「別の机でなった電話を取ったので、誰宛かおっしゃっていただければおつなぎしますが」
相手 「いえ、今電話口に出られた方にご案内しているのですが」
僕 「誰でもいいのですか?」
相手 「誰でも良いというわけではありません。大学卒業すぐの方など、勤続年数の短い方は対象外になります。勤続年数は短いのですか?」
僕 「勤続年数は長いです」
相手 「そうですか。ではご案内を、、、」
僕 「要は勤続年数が長ければ誰でも良いのですよね?」
相手 「誰でも良いわけではありません。。限られた方へのご案内になります。」

みたいな会話が続きました。
結局不動産投資の勧誘でした。。

変な売り込みの電話 その2

これは、10年以上前に大卒で新入社員として勤めていた会社での話しです。
電話がかかってきて、とても重要な資格が取れるという資格勧誘の電話だったんです。

その電話の話では、お金を払えば資格がもらえるというものでして、
断ろうとすると、もうその資格が得られなくなりますが、本当にいいんですか?
と相手は語気を荒げているようでした。

悪徳商法なども含めて、こういう変な売り込み電話が多くなっています。
お気をつけくださいね。

まとめ

電話を受けるときに、必ず聞きとらなければいけない要素は3つ
・相手の会社名
・相手の名前
・こちらの会社の誰宛か⇒(MUST項目)

そして、聞き取りづらい要素も3つ
・声が小さい
・早口
・方言(聞き取りづらい最大の要素)

なので、聞き取る要素にターゲットを絞って、
確実に聞き取る。
分かったふりをしないで、何度でも聞きなおす。
何度も聞く場合は、相手も自分もストレスを溜めないように工夫をしましょう。

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