最短で説明下手を練習で直す方法

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相手の知りたいことを理解する

いくら説明をしても、相手が望んでいること、知りたい事でなければ、
意味がありません。
まずは説明を始める前に、相手の知りたい事は何かを確認します。

質問して答えてもらう

  • 質問に口頭で答えてもらう→敷居が高い
  • 質問の答えを手を上げさせる→敷居が低い

相手の立場や興味関心を推測する

時間があれば、相手の立ち位置を推測することで、
どういったことに興味が向いているのかを考えることで、
内容が大きく変えることもあります。

相手の言っていることを理解する

説明の途中でやりとりを入れましょう。
質問がないかを確認します。
章分けをして、それぞれの区切りで確認をします。

一気に全部説明する人もいますが、
区切りをつけて、時々確認することで、
聞き手の理解度を深めることができます。

ゴールを共有する

この説明を理解してもらうことで、
相手にどうなって欲しいのかを事前に伝えます。
ゴールを共有することで、相手が、
自分に必要なものだけ集中して理解してくれます。

もし、ゴールを共有できていなかったら、
どこに集中して説明を聞けばよいのか分からないので、
ずっと緊張して聞くことになります。
そんなことをしていてはエネルギーを無駄に消費してしまいます。

例えば、天気予報を聞いて欲しいと頼まれたとします。
頼む際に、東京都の天気を聞いておいて欲しいといってくれれば、
それ以外の天気は聞き流せばよいのですが、
もし何も教えてくれなければ、
全ての都道府県の天気をじっくりと聞かなければなりません。
そうすると、説明を聞くだけでエネルギーを使い果たしてしまいます。

大事なのは、説明を聞いてもらうのではなく、
その説明に従って行動を取ってもらうことです。
なので、行動に十分にエネルギーを使えるように、
説明を受ける側が理解しやすいように、説明する側が工夫することが必要です。
説明を受ける側に、空気を読んで理解することを強要するのは、
説明をする側としての怠惰であると思います。

伝える内容を絞る

言いたい事はあっても、本筋から外れることは除外します。
自分の興味関心の赴くままに話さないこと。
枝葉末節の話が入ると、聞き手が混乱してしまいます。

言いたいことが10あったら、1で充分です。
まずは1を理解してもらって、次にもう1出します。
そうして積み重ねて伝えることで、理解度が増します。

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結論から話す

結論から話して、結論に至った経緯を話す。
この流れが分かりやすいです。
ウェブサイトやブログでも見出しが有効であるように、
結論が大事です。
ウェブサイトやブログでも、見出しがなくて、
ダラダラ書かれているページは見づらくて
何が言いたいのか、ページの最後まで見ないと分からないというものがあります。

それよりも、見出しが適切に書かれていて、
何がいいたいのか文章を読む前に見出しで判断できれば、
全文章を読まずとも、必要な箇所だけを読むことができます。
説明も同様で、自分に関係ある箇所だけ聞いてもらえればOKなのです。
逆に、必要ないのに聞かされると、ストレスがたまってしまいます。

事実と意見を区別して話す

意見を中心に話してしまうと、事実も捻じ曲げられて話してしまう可能性があります。
そうなると、聞き手は分かりづらいものです。

まずは、事実を第三者的な視点から話すことで、分かりやすくなります。
事実は誰が見ても同じものですが、
意見はその人の立場や好き嫌いで内容が異なります。

相手の理解度に合わせて話す

相手の理解度に合わせることで、
無駄な説明を省き、必要な説明だけに絞れるので、
時間を短縮できます。

まとめ

  • 相手の知りたいことを理解する
  • 相手の言っていることを理解する
  • ゴールを共有する
  • 伝える内容を絞る
  • 結論から話す
  • 事実と意見を区別して話す
  • 相手の理解度に合わせて話す
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