上手い会議の進め方は議題の扱い方次第

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議題は何のために必要?

この会議は山登りだと考えてください。
山登りをするのに、ルートを間違ってしまうと、
目的地へ到達するのが難しくなってしまいます。

議題を事前に参加メンバーに共有することで、
目的値(会議の目的)を見失わなくなります。

議題は時間内にミッション達成するのに不可欠

議題がコスト削減であれば、
その会議のミッションは、
コスト削減に役立つことを会議の終わりまでに出さなければいけません。

また、例えば東京都での売り上げ倍増であれば、
東京都で売り上げが倍増を見込める案を出さなければいけません。
このように、議題を明確にすることで、参加者の意識が議題に集中します。
そして、この議題を何とか解決しようと参加者が知恵を絞れます。

もし、議題が無くて、「会社をより良いものにしよう」という会議になってしまったら、
ある人はコスト削減の話をしだすし、ある人は売り上げ倍増の話をします。

それぞれ一つ一つを見てみると、
確かに会社をより良くするという考えに間違いはないのですが、
それを一つの意見、方向にまとめようとすると、難しくなってしまいます。
なので、議題を一つにすることで、意見をまとめやすくなるのです。

会議は膨大なコストがかかっている

会議を開催するのに、参加者を集めますよね。
一人一人の時間換算の給与を計算してみると、
その1時間の会議には相当なコストがかかっていることが分かります。
企業活動の目的は利益を生み出すことです。

利益=売り上げ-経費

売り上げ:会議をやって決まったことが原因で伸ばした売り上げ額
経費:会議にかかった人件費、場所代、電気代などなど
となります。なので、会議で決めたことが、
なんらかの売り上げ向上に結びつく内容でなければならないのです。

まとめ役は必ず一人にする

船頭多くして船山に登るということわざがあります。

船頭多くして船山に登るとは、指図する人が多くて方針の統一がはかれず、物事がとんでもない方向にそれてしまうことのたとえ。
引用:故事ことわざ辞典
http://kotowaza-allguide.com/se/sendoufuneyama.html

ことわざの通りです。色んな人がまとめようとすると、統一が図れません。
結果として、最初の議題からズレた結論に導かれてしまうこともあります。
なので、一人まとめ役を決めて、その人が会議をリードしていきます。

そして、よほどのことがない限り、まとめ役に意見をせずに会議を進めます。
全員が100%納得のいく会議の結果というのはありえません。
なので、多少の不満を皆が抱えたとしても、まとめ役に任せるのが一番です。

議題は必ず事前に提出

議題が無い会議では、議題が決まっていないのではという不安があります。
なぜ議題が必要なのでしょうか。
議題はその会議の目的を指します。

目的を達成するという共通認識がなければ、
会議に出席したとしても、どのように自分が振舞えば、目的達成ができるかが分かりません。

その議題に対して、会議に事前に準備してもらう

議題を事前に設定しておいて、参加者に事前に宿題を出しておくことで、
より効率的な会議を運営できます。
会議の場で考えさせても、ありきたりな意見であったり、
浅い考えや思いつきの意見が飛び交いがちです。

事前に宿題で考えてきてもらえれば、
深い意見を引き出すことができます。
また、事前準備は時としてもっとも会議のコストを下げることができます。
例えば、誰かがスゴいアイデアを宿題で持ってきてくれたとしましょう。

そうしたら、そのアイデアの内容検討をし、
採用するだけで、会議が終わってしまう可能性もあります。
早く会議を終わらせられれば、その分会議のコストが下がります。

必ず会議の最後には、次の議題を決めること

会議の終盤で、その会議のミッションが完遂したとしましょう。
皆ほっとして、早々に会議を終わらせてしまいがちですが、
次の議題を決めてしまいましょう。

会議の目的は、その企業の利益を上げるためでしたよね。
なので、その会議で決まったことは、イコール実行することです。
実行したら、その結果を報告するのが当たり前ですね。

例えば、1ヶ月後に、今回決まったことを連絡する、でも良いと思います。
もしくは、報告会としてまた集まってもらい、成果を評価するのもいいです。
必ず、次のアクションを決めてしまいましょう。

まとめ

議題は皆で会議をした後にアウトプットとして
会議の成果を出すために意識あわせのために必要です。
そして、意識あわせの結果、会議の時間を短くすること、
つまり、効率的な会議運営に役立てることにもなります。

効率的な会議運営は、会議のコストについて皆で考えると重要性が分かります。
そして、会議運営を安定したものにするために、
会議のまとめ役は一人にしましょう。

議題は事前に決めておき、会議に臨むにあたり、
参加者に宿題を与えておくことで、
その場で考えるのではなく、考えた結果を持ち寄ることができるので、
会議の時間をより濃密なものにすることができます。

会議の終わりには、次の会議の議題を決めることで、
その会議で出た話をその場で終わらせることなく、
次の展開まで途切れなく続けていくことができ、
より成果を出しやすくなりやすくなります。

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